クラウドERPの課題と改善策を考える 第一回「中小企業の生産性向上を実現するには」

このコラムでは中小企業の課題やクラウドERP導入による改善策や効果などを書いていく。第一回はなかなか難題ではあるが、仕組みを変えることで改善が期待できる、生産性の向上について話をしたいと思う。

企業によって無駄な部分は削減可能な部分であり、生産性を落とさずにその無駄を削減できれば、利益は必ず好転する。現実的には無駄な作業がなくなれな、社員のモチベーションが上がることが多く、生産性はプラスアルファで上がることが多い。無駄な作業は会社にとっても不要な作業ではあるが、現場社員にとっても苦痛な作業である。言うまでもないが、社員の喜びは会社への貢献とその対価である。

無駄な業務の代表格は、転記と手作業の集計

システム関連で無駄な業務の代表格は、転記と手作業の集計である。一つ一つの作業はちょちょっとできるような軽いものかもしれないが、その量がとても多くなるとかなり苦痛で、しかも残業を強いられることも多い。

皆さんの会社はどうだろうか。

皆さんの会社の内情はわからないが、毎月の業績レポートが瞬時に出てこない会社や現場社員がExcelをふんだんに使用している場合は、システムが活かしきれていなく、現場は転機と手作業による集計の嵐ではないだろうか。

システムを導入しているにもかかわらず、転記が多かったり、手作業が多いのは本来的におかしく、抜本的な改善が必要な状況である。昔からのシステムが稼働していて、長年、転記と手作業が続いていると、「まぁこんなものか」と思ってしまうのではないだろうか。

転記・手作業が多いと社員にとっては苦痛であり、本来、システム導入で無くなるべきものなので、無駄なコストであると考える。さらに言えば、長年、転記と手作業をしてきた社員は、きっと優秀で、この社員がいなくなると業務が継続できなくなる異様な状態になってはいないだろうか。ただ私は思う。そもそも優秀な社員をそのような業務に配置するのももったいない話であるし、替えがきかない業務が存在することは会社にとってリスクが高いと思う。

長々と前置きを書いてしまったが、思い当たる節がある経営者の方も多いのではないだろうか。転記・手作業が多いと、社員が活気よく働いているようにも見え、気持ちが良いかもしれないが、その作業は人件費の無駄遣いである。

転記と手作業が多いのは既存のシステムが業務にあっていないから

そもそも転記が多いのは業務システム同士がしっかり連携していないからである。綺麗にシステム同士が連携できていれば、転記の様な作業は発生しないのである。Excelにデータを転記して手作業で集計をしている会社が散見されるが、その手作業の集計は毎月同じような集計をしているのではないだろうか。同じような集計を毎月するのであれば、システムが自動化した方が正確で速いのである。そもそも手作業が発生するのはその部分がシステム化されていないか、システムが業務にあっていないかのどちらかである。

現状の業務に合ったシステムを採用すれば、転記と手作業は格段に減るはずである。皆さんの会社で転記と手作業が多い場合は業務とシステムの乖離が起こっている可能性が高いはずだ。そのような企業はシステムのリプレイスを考えた方が良い。

転記と手作業が発生する本当の原因

ある程度の規模になると、業務システムはとても高額になることが多い。中小企業でも億単位のシステムを導入することも珍しくはない。しかし、高額なシステムはもともとの基本機能と業務の間の乖離があり、カスタマイズが多くなった結果の高額な導入費用になることが多いのだ。高額なシステムを導入すると、せっかく高いシステムを導入したのだから、少し使いにくくても転記と手作業で乗り切ろうという話になってしまうことが多いのだ。本当の元凶はこれではないかと思ってしまう。

これからシステムのリプレイスをする皆様には、システムを購入するのではなく、システムをサービスとして利用するクラウドERPがお勧めである。特に中小企業の皆様には、保守の面でもBCP対策の面でも安全、安定した安価なクラウドERPがお勧めである。このコラムを掲載いただいているGRANDIT社が提供するクラウドERP「GRANDIT miraimil」は最新の進化系クラウドERPであり、アジャイルな経営を求めるようなお客さまにも業務効率化を実現できるように設計されているはずである。

興味がある方は以下のページにてクラウドERP「GRANDIT miraimil」が皆様の業務にあっているかどうか、是非、ご確認いただきたい。

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